TA-systemet integrerat i affärssystemet – en kärlekshistoria

Så här vet du om TA-system är skapat för att älska ditt affärssystem för evigt. Fyra råd från affärssystemskonsulten som älskar match making.

Lisa Billgren, senior affärssystemskonsult på Orango, reder ut vad du ska titta efter när du vill ha en mjukvara som kan hantera dina leveranser inifrån ditt ERP-system, det vill säga företagets affärs- eller ordersystem.

- I grunden, säger Lisa Billgren, är det lite som att välja en livspartner. Det måste kännas som att ni två kan bli ”gamla” tillsammans: TA-systemet ska hjälpa dig att växa, att utvecklas i den tillvaro vi kallar affärslivet, där ingenting varar för evigt och förändring är den enda konstanten.

1. När det är rätt är det lätt

Det ska inte vara omständligt eller svårt att ”bli ett” med TA-systemet.

Fråga därför om TA-systemet har en färdig integrationsmodul till ditt affärssystem, eller om leverantören måste skräddarsy en icke-standardiserad lösning och därmed debitera dig för många konsulttimmar.

Så first of all: Ska du kunna göra något med dragningskraften du känner måste TA-systemet du fattat intresse för ha en färdig, så kallad, connector ämnat för ert system. Så att det kan säga ”klick”.

2. Förstår dig och det du gör

Men sen då, hur är det att vara tillsammans på riktigt?

Ett transport-administrativt system kan vara vackert, med flera talanger, och dessutom vara byggt för att ”connecta” med dig ”på riktigt”. Men värdet av denna förbindelse hänger på hur ni kommer att fungera tillsammans i den ”grå vardagen”.

Fråga därför hur TA-systemet är byggt för att hjälpa dig leverera i praktiken.

Om det är byggt för att vara ett med dig ska …

1. … du aldrig behöva lämna det fönster du vanligtvis arbetar i. Även om du självklart ska kunna komma åt leveransadministrationen från mobilen, eller en extern dator om du så önskar. Men att enbart göra så, det är lite som att vara särbos.
2. … alla i företaget kunna komma åt leverans- och transportdatan. En viktig poäng med en väl-integrerad ”soulmate” är att alla vet ”vilka ni är”. En ny slags transparens uppnås så att det inte spelar någon roll vilken avdelning man arbetar på: alla som av någon anledning kan komma att behöva svara på frågor om leveranserna har alltid snabb åtkomst till transportinformationen.
3. … det gilla att ”tänka själv”. Du ska inte behöva fylla i adresser manuellt – om kundens beställningsuppgifter redan kommit in i ordersystemet. Är TA-systemet välintegrerat kan det med automatik skapa korrekt sändning med rätt transportprodukt i enlighet med de premisser du ställt in i affärssystemet.
4. … det ha funktioner som stödjer dig i din strävan att göra era slutkunder nöjda. Det betyder att det förutom de mest grundläggande funktionerna, som att skicka EDI-filer, göra bokning och skriva ut fraktetiketter – måste ha molnutrymmet för att hantera stora mängder transportinformation och en bank med funktioner som du inte visste att du behövde förrän din verksamhet kräver det, vilket leder oss fram till punkt 3.
   
   

3. Växa tillsammans

Om TA-systemet saknar en standardiserad integrationsmodul för ditt ERP-system, i enlighet med punkt 1, och därför kräver en skräddarsydd lösning för att få ihop det med dig, då är det lite som att den väljer att gå igenom en ”total makeover” för din skull. Smickrande, men ytlig skönhet varar inte för evigt.

Fråga dig därför vad som händer om du, exempelvis, behöver skicka mångdubbelt fler sändningar.

Om integreringen skräddarsytts krävs konsulttid för att uppgradera kopplingen ni har till varandra när omständigheterna förändras. Det är bökigt, kostsamt och opraktiskt. Undersök därför om systemet du är intresserad av kan uppgraderas med en enkel knapptryckning.

Denna symboliska ”knapptryckning” innebär inte bara att TA-leverantören automatiskt – utan avbrott – öppnar upp för ett större sändningsflöde när trycket från fler försändelser tilltar – det betyder också att systemet kan öppna upp för nya funktioner, lika enkelt.

4. Innan du friar

Nu är det, tack och lov, inte så men tänk om: Tänk om du bara fick ställa en enda fråga innan du var tvungen att ta chansen eller lämna den bi? Då föreslår vi att du väljer följande spörsmål.

Hur slår den ihop beställningar som ska till samma mottagare?

Hur konsolideringsfunktionen – om den erbjuds – arbetar illustrerar hur kompatibelt TA-systemets DNA är med affärsplattformens dito.

1. Med konsolidering kan du slå ihop olika beställningar som ska till samma mottagare. Det är användbart när du börjar få flera beställningar, vid olika tillfällen under dagen, från en och samma återförsäljare.
2. Vill du konsolidera utan en funktion för det måste du sortera ut paketen själv. Och du måste vänta med att skriva ut fraktetiketterna för dessa paket så nära inpå klockslaget för utleverans som du tror att din stresspuls klarar av.
3. Ett välintegrerat TA-system kan inte bara konsolidera, och därmed skriva ut fraktetiketter till paketen som bör åka iväg i en sändning, löpande under dagen, utan handpåläggning, den gör det igenom ditt affärssystem med finess. Det betyder att du bestämmer vilka slags paket, fram till vilken tid, med vilka transportprodukter, etcetera, som ska konsolideras, sedan sköter systemet resten – själv – dygnet runt.

När det är klokt att slå ihop sändningar och hur man gör?

Ladda ner PDF:en "Automatisk konsolidering i praktiken", och få samtidigt koll på när det är ekonomiskt och miljömässigt klokt att slå ihop sändningar som ska till samma mottagare.

Och så levde de lyckliga i alla sina dagar

Logistik är det nya svarta – vilket gör transportadministrationen till en strategiskt avgörande pusselbit. Och frågan om den "rätta" integrationen för ditt affärssystem (eller för all del ditt lagerhanteringssystem eller e-handelsplattform) – är en berättelse om kärleken till integrationen. Det är en story som handlar om längtan efter automatisering, förenkling. Och tidsbesparingar. Så att din verksamhet kan lägga ner mer tid på sånt som ni är riktigt bra på.

Ta därför ingen TA-leverantör på orden. Ha höga krav och ställ rätt frågor. Livet är för kort för dåliga integrationer.

Läs också:

Vilket TA-system fungerar bäst med Microsoft Dynamics NAV?

Jakten på det enda systemet.